Etre un freelance n’est pas chose aisée. Hormis la quantité de travail et le nombre de tâches à accomplir soi-même pour une rentabilité optimale, il est important d’organiser son travail. Ne pas se laisser déborder dans son activité et parvenir à conserver une frontière entre vie professionnelle et personnelle est évidemment la condition de la réussite. Comment gérer les projets, traiter les missions dans les temps, répondre rapidement aux demandes de devis et satisfaire tous les clients ? Toute est une question d’organisation…
La gestion des messages entrants
Lorsque l’on souhaite avancer sur un dossier client, le freelance doit faire abstraction du reste de son activité pour rester concentré et avancer rapidement. Cela implique nécessairement de ne pas garder les réseaux sociaux ouverts sur l’écran, même s’il s’agit de groupes professionnels. C’est le même comportement qu’il faut adopter avec les messages tchat et mail. Le problème est que ces messages s’entassent rapidement, qu’il s’agisse d’une simple demande d’information ou de précisions sur un rapport déjà établi. C’est pourquoi il est préférable d’être équipé d’un outil spécifique qui permet de gérer facilement les messages entrants et ainsi de gagner beaucoup de temps. Unipile fait ça très bien, et voici les avantages de l’application :
- Visualisation instantanée de tous les messages sur une seule interface depuis l’ordinateur ou le mobile.
- Intégration facile de toutes les sources de messages (comptes de messagerie) en quelques clics.
- Recherche rapide et facile de tous les messages, contacts et fichiers sur toutes les messageries.
- Regroupement dans l’interface de toutes les informations inhérentes aux contacts (emails, SMS, journaux d’appels, Whatsapp, Linkedin, Slack, Teams, etc…).
- Stockage des messages et des données directement sur les appareils afin d’être accessibles même en cas de déconnexion d’internet.
- Seul l’utilisateur a accès aux données, même Unipile n’y a pas accès puisqu’aucune information n’est stockée sur leurs serveurs.
Utiliser un service tel que celui d’Unipile pour la gestion des messages entrants apporte donc plusieurs avantages qui concernent la sécurité bien sûr mais aussi le gain de temps dans la recherche et le traitement des mails, des SMS et des messages provenant de diverses applications professionnelles.
Les bases pour une meilleure organisation du temps
Hormis l’amélioration de la gestion des messages entrants, il est important de mettre l’accent sur différents éléments qui paraissent évidents. Et pourtant le freelance ne les applique pas toutes…
Un espace de travail agréable
Le freelance travaille généralement plus qu’un employé d’entreprise. Le fait d’avoir plusieurs fonctions lui impose une organisation à toute épreuve, mais également un environnement agréable. Cela passe par une décoration de la pièce à sa convenance. Egalement le bureau en lui-même doit être parfaitement rangé et même «vide». L’ordinateur, un cahier, un stylo, une bouteille d’eau sont amplement suffisants. Cela permet une meilleure concentration.
Un espace de travail calme
Toujours dans un souci d’efficacité de l’optimisation du temps, le travail ne peut pas être convenable s’il y a un bruit permanent environnant. On sait bien que le freelance doit composer avec sa famille généralement. Il peut également habiter et exercer dans une rue bruyante avec un trafic routier important… Cela étant s’il ne parvient pas à s’en accommoder, la solution ultime du port d’un casque avec isolation phonique est une bonne solution. Ainsi il est dans sa bulle et sa concetration reste optimale.
Traiter les taches dans un certain ordre
L’objectif du freelance est certes de conserver son indépendance, de travailler quand et où il le souhaite dans la mesure du possible. En respectant la loi de Pareto, il peut ainsi gérer ses priorités en fonction du chiffre d’affaires que chaque client lui apporte. Il doit donc se concentrer sur le travail qui lui rapporte le plus en suivant la règle universelle suivante : 20% de son activité rapporte 80% de son chiffre d’affaires. Il est préférable de perdre un client à faible valeur ajoutée, le plus souvent exigeant et chronophage, et de privilégier ceux qui ont un budget plus conséquent à confier, qui sont généralement les plus faciles à satisfaire de surcroît.
Ces quelques conseils simples permettent d’économiser beaucoup de temps à la fin de la semaine. Certains parlent même de 8 à 10h récupérés, soit un jour complet. A la fin du mois, cela représente à peu près une semaine de 40 heures !
